Nonostante sia diminuita la produzione di documenti cartacei, per chi si occupa della digitalizzazione dei documenti si sono aperte nuove vie di business. Canon spiega quali.
Nel corso degli ultimi decenni, l’evoluzione tecnologica ha determinato una drastica riduzione della produzione di documenti cartacei, grazie anche alla crescente adozione di documenti digitali nativi. I centri che offrono servizi per la digitalizzazione dei documenti si sono perciò trovati nella necessità di diversificare l’offerta per mantenere la competitività.
“Il settore ha visto un cambiamento radicale – afferma un esperto come Davide Baroni, Business Developer Manager di Canon –. Di conseguenza, sono stati implementati nuovi servizi, come la gestione, lo stoccaggio e la manutenzione in ambienti controllati, con procedure che garantiscono la leggibilità e la tracciabilità dei documenti per lunghi periodi”.
Soluzione strategica
A fronte di ciò, la gestione della documentazione cartacea presso i centri servizi si configura oggi come una soluzione strategica, particolarmente efficace in contesti altamente regolamentati e soggetti a controlli stringenti, come quelli effettuati dall’Agenzia delle Entrate o dalla Guardia di Finanza. Alla base c’è un modello avanzato di gestione documentale, che integra stoccaggio fisico controllato, digitalizzazione on-demand e interfacciamento con sistemi software esterni.
“Il modello di gestione documentale – precisa Baroni – prevede il trasferimento della carta presso centri servizi dedicati, i quali garantiscono non solo lo stoccaggio fisico in ambienti tenuti sotto stretto controllo, ma anche la digitalizzazione, effettuata con scanner di produzione e software Canon con caricamento sicuro dei documenti digitalizzati su cloud e accesso riservato”. I centri servizi propongono però anche un’offerta a valore aggiunto basata sulla conservazione organizzata e sulla gestione dinamica della documentazione cartacea. Questo significa che i faldoni possono essere temporaneamente restituiti per esigenze di consultazione. Un approccio che si dimostra particolarmente efficace durante attività ispettive come quelle citate, se le autorità richiedono esplicitamente l’accesso ai documenti originali, non accettando versioni digitali.
L’elemento distintivo della proposta Canon risiede nell’integrazione hardware-software, che consente l’automazione di diverse fasi del processo di digitalizzazione e indicizzazione. “I sistemi della nostra gamma imageFORMULA serie G riconoscono automaticamente la separazione tra documenti principali e allegati tramite l’analisi di codici a barre o pagine bianche – dichiara Rachele Di Dio, Product Business Developer di Canon –, creando cartelle digitali ordinate e nominando i file in modo automatico, basandosi sul contenuto estratto da pagine specifiche, riducendo drasticamente l’intervento manuale e quindi i tempi di lavorazione”.
Il vero centro di costo
Va infatti sottolineato che, ancora oggi, la gestione manuale rappresenta una delle principali fonti di costo operativo nei centri servizi, rendendo fondamentale l’efficienza degli strumenti impiegati.
“Il vero costo per un centro servizi non è l’ammortamento degliscanner – aggiunge Baroni –, ma il lavoro di preparazione e riordino della documentazione cartacea: la rimozione di graffette, la divisione per anno, cliente e tipologia è un’attività che richiede risorse umane e tempi significativi. Per questo i nostri scanner imageFORMULA serie G sono dotati di sensori che rilevano la presenza di graffette e si arrestano automaticamente per prevenire danni al dispositivo, con accessori dedicati per facilitarne la rimozione”.
Per quanto riguarda la compatibilità con ambienti esterni, Canon fornisce driver compatibili con ambienti Windows, Linux, Mac e altre piattaforme, garantendo che i software di cattura immagine possano sfruttare al massimo le funzionalità degli scanner, inclusa la scansione diretta in formati compatibili con sistemi ERP che utilizzano cartelle monitorate, le cosiddette “hot folder”.
Un’applicazione concreta di questa integrazione si ritrova nell’ambito bancario, dove i documenti digitalizzati possono essere immediatamente collegati ai rispettivi record gestionali. “È possibile configurare i nostri scanner – evidenzia Di Dio – in modo che, premendo un tasto, la scansione venga depositata automaticamente in una cartella predefinita in formato PDF, con il nome del file che corrisponde a un codice identificativo già presente nel sistema ERP, facilitando così l’abbinamento tra documenti digitali e record gestionali”.
Scansioni personalizzate per il singolo cliente
I software in dotazione con gli scanner Canon, che sono gratuiti, permettono di creare profili personalizzati di scansione, con configurazioni memorizzate per ogni tipo di documento e cliente, che si attivano automaticamente al login, semplificando così il processo operativo e riducendo gli errori.
La proposta Canon si estende anche all’ambito dei Centri di Assistenza Fiscale (CAF), in cui la varietà della documentazione acquisita richiede strumenti altamente flessibili e performanti. “In occasione della dichiarazione dei redditi, ogni cliente si presenta con una documentazione estremamente variegata – puntualizza Di Dio –, che spazia dallo scontrino del bar, alla tessera sanitaria, fino a documenti d’identità plastificati e anche ai passaporti”.
In risposta a questa complessità, gli scanner documentali Canon hanno capacità avanzate di acquisizione e interpretazione di documenti di ogni forma, dimensione e tipo di supporto (come anche le tessere plastificate), in modo da semplificare la gestione di flussi cartacei eterogenei.
Un dispositivo fondamentale
“Lo scanner rappresenta un dispositivo tecnologico fondamentale – sostiene Baroni – capace di aprire molteplici possibilità operative, a patto di individuare gli ambienti e le modalità corrette per proporlo, semplificando così le cosiddette criticità operative dei nostri clienti. I nostri prodotti arrivano a gestire volumi di lavoro molto elevati, fino a centinaia di migliaia di scansioni giornaliere, potendo riconoscere e trattare formati eterogenei (anche documenti lunghi fino a 5 metri) in modo automatico e intelligente”. Non solo. La tecnologia embedded consente di ottimizzare l’acquisizione, raddrizzare automaticamente i documenti inclinati o capovolti, migliorando la qualità dell’immagine e accelerando i processi operativi, con conseguente riduzione significativa di tempi-uomo e costi.
Sul versante software, la configurazione avanzata permette l’acquisizione in modalità fronte singolo o fronte-retro, con output esportabile nei principali formati Office e PDF/A per la conservazione digitale a norma di legge (eventualmente anche nei formati immagine standard come GIF, TIFF, JPEG). Negli ambienti in cui si devono gestire spesso pratiche simili per clienti differenti, e l’ottimizzazione del tempo è fondamentale (come accade negli studi legali), la digitalizzazione con riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) di qualità consente una semplificazione radicale delle attività ripetitive, assicurando una transizione fluida dal cartaceo al digitale.
“La nostra offerta non è solo tecnologia – conclude Rachele Di Dio –, ma un approccio integrato alla gestione documentale, che riduce i costi, migliora l’efficienza e garantisce la compliance normativa, supportando i centri servizi, e anche le aziende, ad affrontare le sfide della trasformazione digitale”.
