Collaboration efficace con Synology Drive e Office

I NAS del brand offrono una consistente base di applicativi software e utility che consentono di potenziare la collaboration: analizziamo Synology Drive e Office.

Negli ultimi cinque anni il modo in cui lavoriamo è cambiato completamente. Il modello di lavoro ibrido è ancora al centro di qualche dibattito, ma le aziende iniziano a capire che la produttività sul posto di lavoro va ben oltre il mero conteggio delle ore trascorse alle scrivanie, e deve essere legata alla capacità di raggiungere risultati e obiettivi. E il potenziamento della collaborazione è la chiave per raggiungerli.

Una maggiore capacità di cooperazione tra i team migliora la comunicazione tra colleghi, aumentandone la produttività e il coinvolgimento; favorire un ambiente che ha come priorità la comunicazione è cruciale, specialmente nelle aziende che sono aperte alla creazione di team interfunzionali.
Secondo IDC, il 41% delle organizzazioni nell’area EMEA adotta uno schema di lavoro in cui i dipendenti lavorano dall’ufficio per almeno tre alla settimana. Tuttavia, la realtà alla quale dovremo abituarci è che molte interazioni tra colleghi continueranno a essere ibride. Ciò significa che le imprese devono considerare investimenti in design e in tecnologia per favorire i dipendenti e la loro crescita, ovunque si trovino a lavorare.

Per poter lavorare in modo efficace da ovunque è necessario un cambio di passo, un cambio di mentalità, ma anche un adeguato supporto tecnologico. Tra le numerose piattaforme presenti sul mercato, Synology si è affermata da anni quale vendor di soluzioni storage ad elevata integrazione. Al listino di NAS per ogni tipo di azienda, Synology affianca il sempre più evoluto ambiente di lavoro DSM. Si tratta di un OS che poggia le proprie fondamenta su Linux e che si distingue per l’elevata sicurezza, la facilità d’uso e il gran numero di funzioni e App disponibili per il business.

La major release DSM 7.x, disponibile da poco meno di tre anni, ha introdotto ulteriori funzioni di security e agevolate l’aggregazione dei NAS in ambienti complessi e con architetture cloud. Si è scelto di potenziare l’infrastruttura in ottica di sicurezza e autenticazione protetta, ma anche in rapporto a funzioni di monitoraggio real-time con active insight, arrivando a una architettura che permette la condivisione cross-site e un tangibile aumento del volume gestibile di dati.
La più recente versione 7.2 ha introdotto una serie di miglioramenti per rispondere alle sfide poste dall’IT, inclusi l’archiviazione non modificabile e il backup, la crittografia dell’intero volume, oltre a miglioramenti alle prestazioni, controlli più rigorosi degli accessi e funzionalità di pianificazione dell’archiviazione.

Collaboration con Synology Drive

Raccontare le numerose opportunità offerte dal sistema operativo e dai NAS Synology occuperebbe molte pagine e, probabilmente, non renderebbe ancora l’idea. Ci focalizzeremo sull’interessante App Synology Drive.

I sistemi di archiviazione Synology sono facili da configurare come cloud privati multipiattaforma, senza rinunciare al controllo completo sui propri dati. Con Synology Drive la gestione e sincronizzazione dei file tra diverse piattaforme, come Windows, macOS, Android e iOS, sono attività intuitive che consentono di accedere ai dati ovunque ci si trovi.

Dipendenti remoti e in mobilità possono sfruttare la modalità di condivisione e sincronizzazione on demand, per non gravare sulla banda dati ed evitare di intasare la propria postazione con dataset troppo estesi. Grazie al client Synology Drive è infatti possibile impostare lo scaricamento di un file o una cartella solo quando è necessario accedervi. A fronte di una latenza naturalmente più alta, il file sarà disponibile “a richiesta” senza pesare sul PC o notebook in uso.
Per una lavorazione ancora più fluida è possibile abilitare la sincronia perpetua, bidirezionale e non. In questo modo i file saranno sempre pronti e aggiornati rispetto all’origine, senza dover intervenire su complesse impostazioni di connessione, VPN o firewall.

Synology Drive è, inoltre, un potente strumento di backup, che permette di schedulare la copia di specifiche cartelle secondo orari stabiliti. Permette poi di fare copia istantanee e di mantenere uno storico di versioni dei file, per un facile recupero self-service.
La componente software per MAC e PC è leggera e si integra nel sistema senza particolari difficoltà. Consente la connessione a più NAS Synology dislocati in differenti location. La dashboard consente una veloce analisi dello stato delle attività e un controllo sull’effettivo livello di sincronia e backup.

Synology Drive Server

Alla controparte “client” corrisponde poi la versione server residente sul NAS aziendale. Synology Drive Server funziona su DSM ed è opportunamente protetto attraverso funzionalità di sicurezza come firewall, il blocco automatico degli IP, la protezione dell’account eDenial of Service (DoS) e 2FA.

Il pacchetto server rappresenta il centro di controllo di tutti i client connessi ed è progettato per autenticare i client, controllare il processo di sincronizzazione e mantenere la versione attraverso cinque componenti essenziali. Questa architettura include l’interfaccia Web interattiva per consentire agli utenti di gestire facilmente i file su Drive. Sono poi disponibili specifici servizi di back-end dei pacchetti, essenziali per gestore più tipi di richieste client, come ad esempio operazioni sui file e notifiche push. La piattaforma dispone poi di un database di controllo delle versioni e di servizi per autenticazione e monitoraggio del file system.
Synology Drive Server è in grado di gestire le modifiche apportate in cartelle condivise tramite tutti i protocolli compatibili con DSM (ad esempio, SMB, AFP, FTP e WebDAV). Grazie all’ampia compatibilità con i protocolli esistenti, Synology Drive assicura una elevata integrazione con gli ambienti esistenti in azienda.

Gestione centralizzata facile facile

Drive può dunque essere usato come piattaforma per la centralizzazione dei dati attraverso Synology NAS. Hardware e software rappresentano dunque un binomio efficace per affrontare le sfide di gestione più comuni, tra cui la crescente tendenza Bring Your Own Cloud (BYOC). Oltre alla centralizzazione dei dati, Drive offre soluzioni di gestione e sincronizzazione dei file per fornire un portale unificato per l’accesso ai file sul NAS. Con tutti i dati archiviati sul cloud on-premise, i dipendenti possono semplicemente sfogliare i file tramite qualsiasi browser Web tradizionale. I file possono anche essere gestiti e condivisi in modo semplice tramite la cartella Team e le etichette personalizzabili su Drive, senza preoccuparsi di archiviare file su dispositivi esterni o allegare file alle e-mail.

Grazie al sistema di controllo delle versioni, gli utenti aziendali possono conservare più versioni delle copie dei file su un portale centralizzato e possono recuperarle facilmente ogni volta che è necessario. Per un’azienda che ha bisogno di conservare più versioni di file per scopi diversi, il criterio di rotazione First-in-first-out è adatto per mantenere le copie di file più recenti, ad esempio i report finanziari annuali aggiornati regolarmente alla fine di ogni anno. La tecnologia brevettata Intelliversioning conserva le versioni più importanti dei file e può essere applicata ai file modificati durante un periodo di tempo specifico.

Synology Office

Synology Office permette di creare documenti, fogli di calcolo e slide facilmente e con la massima efficienza, mentre la sincronizzazione in tempo reale e i costi contenuti consentono al team di lavorare con la massima produttività, garantendo anche la sicurezza dei dati. I membri possono collaborare simultaneamente sullo stesso documento e interagire lasciando commenti che favoriscono la produttività e la collaborazione efficace.

Le App sono pienamente compatibili con le diffuse Word, Excel e PowerPoint di Microsoft. Ciò assicura le piena interoperabilità tra piattaforme diverse (Linux, Windows, Mac) e la possibilità di elaborare documenti senza limitazioni.
L’intero flusso di lavoro è protetto tramite crittografia AES-256 mentre, per maggiore praticità, gli utenti possono mettere in pausa il lavoro oppure accedere a una cronologia di attività praticamente illimitata.
Gli amministratori possono agevolmente definire le autorizzazione di ciascun utente su documenti e condivisioni, abilitando le funzionalità di preview, commento, download, upload, modifica, cancellazione e condivisione in modo granulare. Ciascuna funzione può essere definita collocando ciascun utente nella categoria prevista, abilitando la sola visione del file, oppure possibilità di editing o il controllo completo.

Le componenti Spreadsheet, Document e Slides rappresentano alternative efficienti ai noti software Microsoft Excel, Word e PowerPoint e sono pienamente compatibili con i file generati su base Office e 365.