Ricoh DocuWare è una piattaforma di document management e automation che permette di accelerare le attività grazie a una rapida integrazione dei processi.
I dati rappresentano un vero e proprio valore, che le aziende devono saper gestire al meglio per sfruttarne appieno il potenziale. La dinamica per cui le informazioni sono generate e raccolte non è statica, ma in continua evoluzione – tanto che, secondo IDC, entro il 2025 i dati a livello globale saranno per l’80% non strutturati.
È inoltre corretto affermare che i dati sono alla base di un business intelligente. Nel tempo, gli stessi dati, così come chi li fruisce e le aspettative delle aziende, sono cambiati, anche grazie alla disponibilità di tecnologie più mature, che permettono di ottenere risultati e insight ottimali per distinguersi sul mercato. Mentre le organizzazioni si stanno trasformando e adeguando alle mutevoli condizioni, ci sono alcuni cambiamenti che stanno convergendo nell’era dei dati.
Ricoh abilita la trasformazione digitale
La piattaforma DocuWare di Ricoh risponde alle moderne esigenze di uffici e imprese, consente di alleggerire il carico di lavoro dei team, grazie all’elevata integrazione con gli ambienti esistenti. È così possibile velocizzare procedure ripetitive, e strutturare archivi e intere librerie di informazioni, che potranno poi essere richiamate per verifiche, ricerche e per la generazione di report e documenti per successivi step di lavorazione.
Le aziende chiedono una sempre maggiore rapidità e precisione di esecuzione dei task quotidiani, così come la rispondenza ai più alti standard di sicurezza e privacy. Se, da un lato, le imprese hanno già avviato il percorso di trasformazione digitale, dall’altro la strada verso l’automazione, la mobilità e la compliance, può realmente portare a miglioramenti tangibili del business, a tutti i livelli.
In questa logica, come abbiamo potuto constatare, DocuWare offre strumenti completi per integrare informazioni, processi e decisioni. Grazie a tool chiaramente definiti e alle possibilità di intervento altamente granulari, i dipendenti possono focalizzarsi su attività più produttive e strategiche invece che su quelle manuali e ripetitive.
DocuWare, disponibile come soluzione cloud-based e on-premise, consente di raccogliere e organizzare informazioni: si tratta del primo step nel processo di gestione documentale. La piattaforma permette di integrare originali da scansioni, così come file creati con altri software, ma anche e-mail e relativi allegati. Per una maggiore possibilità di interazione con i sistemi già presenti in azienda, DocuWare è capace di aggregare i dati raccolti online e i documenti acquisiti da dispositivi mobili.
All’atto pratico, ciò significa poter gestire i documenti di tutti i giorni in modo semplice e veloce, dalle fatture alle bolle, dalle buste paga ai report.
L’archivio, accesso e conservazione dati
L’archivio generato è opportunamente protetto in cloud, su istanze Microsoft Azure, o sul server locale, se si è optato per la versione DocuWare on-premise. Tale archivio è sottoposto a indicizzazione permanente, un particolare essenziale che consente una ricerca rapida ed efficace in qualsiasi momento.
Ricoh DocuWare, document management e workflow automation
Ma c’è di più, le informazioni richieste sono accessibili da qualsiasi browser o dispositivo mobile, per un accesso e una condivisione immediati tramite qualsiasi sistema aziendale. Le informazioni contenute nell’archivio principale possono essere correlate a informazioni di varia natura, presenti nei sistemi ERP, CRM o HCM dell’organizzazione. Su questa base è dunque possibile gestire i workflow e automatizzare le attività manuali, inserendo specifiche su misura in base al tipo di informazione e prevedendo, laddove fosse necessario, interruzioni, notifiche ed eccezioni al normale flusso operativo.
Ciascun documento inserito nel sistema o una sua modifica successiva rappresentano trigger capaci di attivare specifiche fasi di lavorazione e di processo. Ogni evento registrato si collega direttamente ai workflow digitale, facilitando ogni operazione successiva e garantendo un monitoraggio puntuale. Senza dover effettuare inserimenti manuali di dati o informazioni è possibile, per esempio, registrare e approvare una fattura in ingresso, confrontando automaticamente i dati con l’ERP aziendale.
In quest’ottica, il sistema permette di ottenere report sui dati finanziari in tempo reale, integrando informazioni sui fornitori, i dati della contabilità clienti e di altri team.
DocuWare assicura inoltre l’archiviazione a norma dei dati. Affinché i documenti conservati digitalmente mantengano il loro valore legale, è necessario prevederne la conservazione tramite l’integrazione con i servizi del Conservatore accreditato AgID.
Per fare ciò, il sistema mette a disposizione un connettore per il “versamento” automatico dei documenti verso il portale del conservatore. Questo assicura la tenuta nel tempo di qualsiasi tipologia di documento e libera il cliente dagli obblighi di legge e dalla necessità di mantenere ingombranti archivi cartacei.
Potenziare ogni ambito d’impresa
Va da sé che, sfruttando al meglio le peculiarità di DocuWare, è possibile velocizzare tutti i processi digitali assicurando, al contempo, una efficace organizzazione dei documenti e una superiore tracciabilità in vista di verifiche e audit. Quanto detto sin qui è valido per ogni comparto dell’azienda. La soluzione Ricoh permette infatti di potenziare le capacità dei professionisti amministrativi e si interfaccia al meglio anche con gli ambienti vendita, customer service e risorse umane (tra gli altri).
Nel caso specifico, venditori e commerciali possono accedere ai dati in qualsiasi momento, anche in mobilità. In questo modo possono beneficiare di informazioni sempre aggiornate per formulare offerte e contratti puntuali e rispondenti alle necessità dei clienti.
L’intero team e l’azienda hanno costantemente a disposizione dati opportunamente correlati e aggiornati, un particolare che consente di lavorare in modo fluido, evitando rallentamenti o blocchi delle attività al fine di recuperare documenti: “DocuWare spazza via l’inefficienza”.
I singoli form Web sono ampiamente personalizzabili, partendo da zero o da moduli predefiniti. Ciò semplifica la generazione di materiali da compilare e da distribuire a colleghi o clienti, così come la creazione di modelli per specifiche campagne e attività.
Durante le attività di document composion è possibile agganciare fonti esterne, come per esempio l’anagrafica clienti, e gestire la firma elettronica avanzata (FEA), grafometrica o tramite OTP, e la firma elettronica qualificata (FEQ). I documenti sono trasferiti da DocuWare verso il service provider in modo trasparente per gli utenti (che ricevono una notifica per procedere con la firma del documento).
La struttura di DocuWare
Basato sull’infrastruttura cloud Azure, DocuWare Cloud garantisce la massima sicurezza. I dati sono archiviati tramite un triple mirroring con crittografia AES in datacenter dell’Unione Europea o degli Stati Uniti.
Per le realtà che preferiscono una integrazione locale, presso un datacenter di proprietà, Ricoh offre la variante on-premise. Le due versioni offrono i medesimi strumenti e possibilità d’uso. Non sussistono limitazione per la versione in loco, salvo la necessità di integrare specifiche licenze aggiuntive per funzioni di acquisizione advanced, indicizzazione intelligente e classificazione dei documenti, automazione dei processi e l’integrazione Outlook e MFP.
Come abbiamo potuto constatare durante la sessione Demo con Matteo Cogliati – Project Manager Document Management, Business Process Services & Application Services di Ricoh Italia – la piattaforma DocuWare nasce come contenitore per documenti e processi. È possibile configurare da zero ogni aspetto, oppure, è consentita l’importazione di modelli precedentemente realizzati (particolarmente utile per aziende dello stesso settore o nel caso di differenti sedi della medesima impresa).
L’intera architettura si basa su logiche utente/gruppo per definire privilegi e accessi ai differenti comparti del sistema.
Documenti e campi
In questa fase è possibile definire il tipo di documenti, indici, campi e metadati che successivamente consentiranno di gestire e filtrare ogni elemento archiviato.
Per quei documenti che sono generati nativamente in forma digitale, DocuWare è in grado di acquisire e mappare ogni elemento in modo automatico, senza l’intervento umano.
La generazione di documenti digitali da file acquisiti, per esempio tramite scanner o MFP, passa dall’elaborazione del dato grezzo a quella di un modello che consente di definire aree d’azione e modalità di intervento su base logica, semantica e posizionale.
Grazie a Intelligent Indexing e OCR, la piattaforma riconosce automaticamente le informazioni chiave presenti nei documenti e le utilizza per compilare i campi di una scheda di archiviazione. Tramite la funzione One Click Indexing, si può evidenziare una parola, una data o un numero all’interno di un documento aperto in DocuWare Viewer per aggiornare automaticamente un campo.
Gli amministratori possono personalizzare ogni aspetto della piattaforma di document management e workflow automation.
Tutti questi passaggi sono possibili grazie a wizard di creazione e configurazione che sono stati concepiti per essere portati a termine da personale con conoscenze basilari (non occorre un tecnico o un amministratore). Questo, grazie anche al fatto che DocuWare poggia la propria struttura su una architettura di tipo Low Code, che non prevede l’adozione di complessi linguaggi per generare elementi addizionali e configurazioni su misura.
Intelligenza artificiale e altri strumenti
DocuWare sfrutta le potenzialità dell’Intelligenza Artificiale, in questo caso messa al servizio del riconoscimento immagini e per l’interpretazione di documenti destrutturati eterogenei. Grazie a specifici indicatori di qualità, in evidenza vicino a ogni file, è possibile individuare il grado di comprensione del sistema e, se necessario, agevolare il processo di machine learning.
Al termine della procedura, che non effettua passaggi di pulitura né compressione delle immagini, è dunque possibile beneficiare di documenti altamente indicizzati e facili da ricercare.
Document management e workflow automation
Per generare o integrare un nuovo flusso di lavoro è possibile sfruttare librerie di strumenti preconfigurati, che possono essere agganciati in formato diagramma di flusso via drag’n’drop (DocuWare Workflow Manager).
L’utente può dunque creare variabili di processo per valorizzare dati e informazioni in ingresso; può inoltre richiamare fonti dati da sorgenti esterne al fine di arricchire il set dati in uso o per avviare l’interazione con l’operatore (assegnando attività e definendo il raggio d’azione delle decisioni che possono essere prese). L’intero sistema genera regolari notifiche via e-mail.
Tra i vantaggi della piattaforma, la disponibilità di un visualizzatore file integrato. Non si tratta di un plugin o di un componente esterno e permette di mostrare i documenti nei formati più diffusi senza dover estrarre il file dal sistema. Allo stesso modo, è pregevole l’integrazione di serie con Microsoft 365, per una condivisione e collaborazione facilitata, anche in mobilità.
Diversamente, l’integrazione Google Docs può essere raggiunta utilizzando connettori esterni presenti sul marketplace, o sviluppandone ad hoc tramite API pubbliche.
Grazie alla disponibilità di servizi iPaaS è possibile sviluppare connettori e metterli a disposizione della community, soddisfacendo così specifiche esigenze. Le possibilità di integrazione sono tante, dall’aggregazione di funzioni DocuWare all’interno di gestionali, tramite uno specifico pulsate/icona, per arrivare alla disponibilità della piattaforma direttamente negli MFP del brand e non.
Ricoh DocuWare non è dunque “solo” uno strumento per l’archiviazione sicura: permette di migliorare la produttività delle imprese, di accelerare il flusso di lavoro quotidiano di tutti i team e di operare in piena conformità.
