La piattaforma DocuWare di Ricoh implementa nelle aziende l’automazione digitale rendendo i processi sicuri ed efficaci, e questo si traduce anche in una maggiore soddisfazione delle persone.
Secondo una ricerca condotta da Opinium per conto di Ricoh Europe, la maggior parte dei dipendenti di tutta Europa ritiene che la digitalizzazione possa migliorare il modo di lavorare. Dallo studio è emerso inoltre che la maggior parte delle 500 persone intervistate in Italia non ha accesso a soluzioni di automazione dei flussi di lavoro, ma le ritiene fondamentali per lavorare in maniera più efficace.
Grazie alle soluzioni di Ricoh per l’automazione digitale, le organizzazioni possono lavorare in modo più smart ed eliminare i compiti ripetitivi, a favore di attività più soddisfacenti e ad alto valore.
Per approfondire il tema dell’automazione digitale abbiamo coinvolto Anna Parapini, Business Process Services & Application Services Manager di Ricoh Italia.
Gli step che accelerano la trasformazione digitale
In quanto Digital Services Company, Ricoh promuove la digital transformation delle aziende accompagnandole in tutte le fasi del percorso.
Molti processi nelle aziende sono ancora basati su attività manuali, con tutti i ritardi e gli errori che questo comporta anche a causa di sistemi e soluzioni tecnologiche tra loro disomogenei e non integrati. Gli utenti hanno quindi difficoltà nella ricerca dei file e riscontrano problematiche nella revisione e nell’approvazione dei documenti.
Le aziende hanno dunque l’esigenza di ottimizzare le attività per accedere alle informazioni in tempo reale, prendere decisioni in maniera rapida ed efficace, così da favorire la crescita del business.
In quest’ottica, la piattaforma DocuWare proposta da Ricoh – disponibile in modalità cloud-based oppure on-premise – consente alle organizzazioni di automatizzare i processi e i flussi di lavoro, migliorandone quindi l’accuratezza, l’efficacia e aumentando la sicurezza delle informazioni.
DocuWare abilita l’automazione digitale
Ricoh si propone sempre con un approccio consulenziale, compiendo un’analisi dei documenti cartacei gestiti negli uffici per individuare il momento più adatto per la loro digitalizzazione. Una volta effettuato questo primo step, i documenti sono più fruibili grazie anche alla profilazione e ai metadati collegati a ciascuno.
Lo step successivo consiste nella gestione di tali documenti e dei processi connessi, che deve essere conforme alle normative sulla sicurezza (GDPR, General Data Protection Regulation) e integrarsi nelle piattaforme aziendali, come CRM (Customer Relationship Management) ed ERP (Enterprise resource planning). Solo in questo modo si agisce sulla produttività aziendale anche in un’ottica di workflow automation.
Ottimizzare i processi aziendali e l’efficienza organizzativa
Per Ricoh, ottimizzare i processi non significa solamente agire a livello di produttività. Ciò che conta veramente, e che permette di alzare l’asticella del valore, è riuscire a lavorare sull’automazione in sé, per aumentare l’efficienza organizzativa.
Quindi, una volta che il documento è digitale ed è accessibile a tutte le persone autorizzate ovunque si trovino, è necessario agire sulle “procedure” trasformandole in “processi”. Bisogna lavorare sul passaggio del documento da una “scrivania” elettronica all’altra, definire i task approvativi, tracciare lo stato del file, misurare quanto tempo è passato tra un task e l’altro. Nel caso ci siano rallentamenti o problemi, il sistema genera notifiche ad hoc.
Come aumentare la produttività e la soddisfazione dei dipendenti?
Le organizzazioni che hanno processi di lavoro e modalità operative basate sul cloud, sull’intelligenza artificiale e sull’automazione hanno migliorato non solo la propria produttività ma anche la soddisfazione dei dipendenti. Questi sono in grado di prendere decisioni in tempi più rapidi e di reperire le informazioni più velocemente.
In questa logica, i dipendenti non sono più solamente gli utilizzatori della nuova tecnologia, ma conoscendo in dettaglio i processi che gestiscono assumono un ruolo di primo piano nello sviluppo di questi tool, definendo, sulla base delle esigenze, nuovi modi di lavorare e di gestire i documenti all’interno dell’azienda. Questa responsabilizzazione genera un senso di scopo e di appartenenza e aumenta il coinvolgimento delle persone all’interno dell’organizzazione.
Quando c’è un cambiamento del modo di lavorare, la prima reazione è di solito di diffidenza, di scetticismo circa l’efficacia del nuovo flusso di lavoro. Per superare questo atteggiamento iniziale, Ricoh lavora a stretto contatto con gli utenti che devono utilizzare la nuova soluzione e che possono evidenziare le criticità del vecchio modo di lavorare.
Il rapporto con i clienti inizia solitamente con l’IT, uno dei referenti primari. Una volta definite le esigenze di questa area, sono coinvolti gli altri reparti, gli utenti business e gli utilizzatori finali delle soluzioni. Si tratta di un lavoro di analisi su più livelli, preciso e dettagliato quanto serve, per definire le necessità del cliente. Ricoh mette a disposizione un project manager e un professionista capace sia di analizzare l’architettura aziendale sia di redigere un documento applicativo.
Si comincia quindi con uno studio dei flussi documentali, poi, insieme agli utenti finali, si definisce il percorso da compiere per arrivare all’ottimizzazione del processo lavorativo. Tutto sempre in maniera graduale, a piccoli passi. Una volta implementata la soluzione completa, c’è una fase di “fine tuning” che può durare qualche mese, per verificare la correttezza di tutti i processi e aggiustare il sistema in base ai feedback del cliente.
Un’altra peculiarità del servizio che Ricoh offre è la possibilità di lavorare per progetti incrementali, con una soluzione scalabile. Una volta selezionato un processo, magari quello che ha più bisogno di interventi, è poi possibile procedere per interventi incrementali, ampliando il raggio d’azione delle attività verso altri ambiti, con nuovi workflow, un maggior numero di licenze, più spazio di archiviazione.
La tendenza di questi ultimi anni è utilizzare piattaforme software di tipo low code o zero code. Sono piattaforme che non richiedono la scrittura di codice per il loro sviluppo e sono ideali per rispondere alla necessità di sinergia nelle strutture aziendali moderne, tra utilizzatori e IT.
I primi, infatti, non devono solo descrivere cosa deve migliorare, ma devono anche testare le modifiche e suggerire come apportare le correzioni, in un processo iterativo che coinvolge entrambe le figure. In effetti, questo tipo di piattaforma sta portando a una “democratizzazione” non solo delle informazioni ma anche della tecnologia e delle abilità operative.
Ricoh organizza la formazione necessaria sia per gli utenti finali sia per l’IT, che così può intervenire in autonomia con modifiche e personalizzazioni, a garanzia di maggiore velocità per cui la piattaforma va di parti passo con il cambiamento.
Normative e compliance
Ricoh è particolarmente attenta al rispetto di tutte le normative che regolamentano il trattamento dei dati, forte della sua piattaforma GDPR compliant, che si integra con i sistemi per la gestione della firma elettronica, anche biometrica. Questa architettura permette alle aziende di superare senza difficoltà gli audit e di soddisfare le richieste dei revisori esterni.
Per quanto riguarda la sicurezza, la soluzione cloud di Ricoh sfrutta appieno le potenzialità e la protezione di Microsoft Azure. Non solo, periodicamente sono eseguiti penetration test e audit, per mantenere un elevato il grado di security.
La piattaforma è certificata ISO 27001, uno standard che descrive le best practice per ISMS (Information Security Management System, anche chiamato SGSI in italiano).
Come detto, DocuWare può essere eseguito in cloud ma può anche essere installato on-premise, presso le infrastrutture del cliente. Oggi, la tendenza è di spostarsi sul cloud e solo il 10% delle installazioni è on-premise. Questo perché esso permette di beneficiare di soluzioni Software as a Service (SaaS) complete e flessibili, al costo di un canone mensile fisso e prevedibile.
