Le nuove tecnologie sono basilari per la crescita aziendale, ma spesso la loro adozione da parte degli addetti è difficile. Il parere di Carly Kroll, Marketing Director Americas OverIT.
L’introduzione di un nuovo processo o di un dispositivo integrato con le più recenti tecnologie presenti sul mercato rappresenta, da sempre, il contesto dal quale emerge maggiormente l’esigenza di gestire il cambiamento. I leader sono chiamati da una parte a identificare le azioni e le strategie più efficaci che anticipino la resistenza al cambiamento. Dall’altra a spiegare la transizione in atto nel modo più adeguato possibile. Così da spianare la strada verso un’implementazione agevole. Tuttavia, sono molteplici le variabili che entrano in gioco. Soprattutto quando gli operatori sul campo si trovano a dover adottare un nuovo strumento di natura altamente tecnologica.
Chi sono gli operatori sul campo?
In questa categoria si identificano tutte le risorse che svolgono le proprie attività sul campo a supporto del regolare funzionamento dell’intera società. Difficilmente troveremo questi professionisti a lavorare seduti davanti a un PC. In quanto è molto più probabile che debbano eseguire mansioni all’aperto o in movimento. Operando suddivisi per i diversi comparti aziendali che spaziano dall’Oil&Gas e passando per il settore energetico e delle telecomunicazioni.
Fino alle Utility e alla produzione industriale. Sebbene un gruppo così ampio non possa che avere una formazione variegata e provenire da contesti geografici molto diversi, la maggior parte degli operatori che rientrano in questa categoria ha in comune il livello di seniority e l’esperienza. Si tratta, infatti, nella maggior parte dei casi di professionisti over 50 e quindi prossimi al pensionamento.
Carly Kroll, Marketing Director Americas OverIT
Quali sono le tecnologie adottate?
Negli ultimi anni, grazie alle continue innovazioni ed evoluzioni del mercato, gli operatori sul campo hanno dovuto seguire e comprendere un nuovo iter di gestione delle attività. Essa spazia dalla prima schedulazione dei tecnici e degli ordini di lavoro, fino all’organizzazione delle attività di manutenzione degli asset. Inoltre, le tecnologie che integrano funzionalità GIS, Machine Learning e Realtà Aumentata stanno diventando supporti essenziali all’interno di un processo di più ampio respiro. Esso punta a mantenere alti i livelli di competitività, consolidamento e sicurezza dei settori dove vengono impiegate.
Dove nasce la sfida?
Prendiamo come esempio un’azienda che decide di investire nell’adozione di nuove tecnologie, dotando i propri tecnici di nuovi dispositivi all’avanguardia. Ma che ben presto si rende conto che tali strumenti non vengono utilizzati o addirittura lasciati nell’auto al momento di svolgere l’attività. Si assisterà, in questo caso, a una perdita dei profitti previsti, che va di pari passo con la riduzione dei benefici attesi dall’introduzione della tecnologia in questione. Gli operatori devono, quindi, capire che avere a disposizione device innovativi non è un mero motivo di vanto, ma ha come obiettivo quello di agevolare il loro lavoro e rendere più efficacie il loro operato.
Come è possibile incentivare l’accettazione e l’adozione di nuove tecnologie?
Educare
Una strategia adeguata a favorire l’adozione di una specifica tecnologia è quella di prevedere delle sessioni di formazione dedicate per i lavoratori coinvolti. Sarà possibile trasmettere le informazioni e le conoscenze utili ad accrescere la consapevolezza sul dispositivo che sta per essere introdotto e a renderlo più familiare. Al fine di ridurre i dubbi e il senso di inadeguatezza spesso provati di fronte al nuovo. Sarà pertanto vantaggioso presentare al meglio la natura della nuova tecnologia e spiegare come ci si aspetta che venga utilizzata nella quotidianità lavorativa.
L’adozione delle tecnologie
Un approccio imprescindibile, che deve essere utilizzato come punto di riferimento nella fase di formazione della forza lavoro alle nuove tecnologie, è il Technology Acceptance Model (TAM). Questo modello rappresenta una strategia efficace e largamente utilizzata sia per comprendere nel profondo le cause che portano l’utente coinvolto ad opporsi al cambiamento e ad accettare o rigettare la tecnologia sia per identificare i metodi migliori per gestire la transizione.
Technology Acceptance Model
Come illustra il TAM, per riuscire a prevedere da una parte l’accettazione o meno di una data tecnologia e dall’altra il maggior livello di efficienza apportato, vanno analizzate l’utilità e la facilità d’uso percepita. Tenere in considerazione questi due costrutti è il fondamento alla base di una gestione del cambiamento efficace. Inoltre, condividere con il personale le ragioni per cui una tecnologia si reputa valida e facile da utilizzare diventa un passo fondamentale per incrementare la probabilità di successo dell’implementazione.
Semplificare
Nel momento in cui si definiscono e si presentano le argomentazionia supporto dell’utilità e facilità d’uso della tecnologia scelta, la chiave di volta sta nella semplificazione. Prendere le informazioni a propria disposizione e spiegarle al personale non sempre si rivela una strategia vincente. Dati e numeri devono essere tradotti in un linguaggio semplice, tale da essere assimilato e compreso con facilità. Gli studi in ambito scientifico, tecnologico, ingegneristico e matematico spesso non sono di facile lettura o comprensione.
Il divario delle competenze
In quanto espressione scritta di un gergo complicato ed accademico, quasi indecifrabile per i non addetti del settore. Un modo per ridurre questo divario di competenze e far trasparire con immediatezza quanto spiegato è quello di adattare o “accomodare” lo stile della propria comunicazione per avvicinarsi empaticamente ai propri ascoltatori. Nonostante la Communication Accommodation Theory (CAT) viene generalmente utilizzata per facilitare la comprensione in contesti tipicamente culturali, si rivela efficace anche a livello aziendale.
Visualizzare
Far leva su materiali visivi, che permettano di mostrare oltre che raccontare le informazioni e i dati da trasmettere. Questo è senz’altro un metodo ulteriormente efficace per incentivare l’accettazione e l’adozione di una nuova tecnologia. Foto, video e infografiche rivelano tutto il loro potenziale quando si tratta di illustrare un concetto con uno stile accattivante e intuitivo. Tra i supporti prima citati, si distinguono sicuramente le infografiche.
L’importanza dell’infografica
Esse sono rappresentazioni visuali che includono testi, grafici, tabelle, simboli e immagini la cui importanza è stata ampiamente analizzata e riconosciuta. Le infografiche aiutano, infatti, a “trasmettere un messaggio al proprio pubblico in modo conciso” (Smiciklas, 2012, 3). Sfruttando la capacità del cervello umano di elaborare le immagini più velocemente rispetto ai testi. Questa tipologia di supporto permette, quindi, dunque di comunicare agli ascoltatori una ricerca a livello visivo per condividere statistiche e risultati in modo più diretto ed efficace.
Influenzare
Di pari passo al TAM si sviluppa il Diffusion of Innovations (DOI), un concetto che “analizza il processo per cui un’innovazione o un prodotto è capace di diffondersi in un sistema sociale” (Vishwanath & Barnett, 2011, 2). Al centro di questa teoria si trovano gli influencer, catalizzatori capaci di indurre il pubblico ad adottare una determinata tecnologia, fungendo da precursori di un trend in diversi ambienti sociali.
OverIT e la crescita aziendale: adozione e accettazione delle tecnologie
Così da tenere in considerazione il suo parere nel processo decisionale volto ad acquistare e adottare una data tecnologia. Avere un influencer dalla propria parte permetterà di aumentare significativamente le possibilità di sviluppare un approccio positivo verso la nuova tecnologia da parte di tutti gli altri colleghi. Facilitando il processo di accettazione e adozione. Trarre il meglio dalla posizione degli influencer e includerli nel processo decisionale è un ottimo modo sia per incoraggiare parte del personale a partecipare ai processi aziendali sia per far sentire tutti i dipendenti ascoltati e tenuti in considerazione.
Dimostrare
Dimostrazioni e sessioni di formazione pratica rivolte agli utenti finali dovrebbero essere sempre parti integranti nel processo di introduzione di una nuova tecnologia. Sfruttare l’apprendimento cinestetico significa supportare la formazione non solo tramite informazioni verbali e visive, ma anche pratiche. Capire come utilizzare alcuni strumenti tecnologici, infatti, può rappresentare una vera e propria sfida. Soprattutto se l’utente non ne ha mai avuto alcuna esperienza pratica in precedenza. Durante la formazione, includere esempi personali e raccontare esperienze pregresse renderà la transizione verso l’AR più gestibile e meno ostile.
La formazione pratica
Questo alla luce del fatto che maggiore è l’esperienza che ha ricevuto l’utente, maggiori sono le probabilità che lo stesso accetti la nuova tecnologia, come testimoniano svariati studi sull’argomento. Questo è il motivo per cui dare la possibilità ai futuri utenti di testare e toccare con mano la nuova tecnologia prima di implementarla a livello ufficiale aiuterà a ridurre il livello di ansia da cambiamento. Inoltre, il solo fatto di essere testimoni in prima persona della validità dello strumento rende tutti più propensi a considerarlo come necessario.
Incoraggiare
Le risorse in formazione o gli utenti alle prese con l’utilizzo di un nuovo strumento molto spesso sono accomunati dalla paura di sbagliare e dall’insicurezza provata di fronte al cambiamento. È dunque importante saper incoraggiare e supportare il personale per non far nascere sconforto e senso di fallimento. Queste emozioni, infatti, possono spesso sfociare in ansia, che porterà l’utente a evitare o addirittura ignorare la nuova tecnologia. È inutile sottolineare che questo meccanismo si rifletterà negativamente anche sulla gestione dell’investimento fatto.
OverIT e la crescita aziendale: le dimostrazioni e il parere degli utenti
Un modo sicuramente utile per dare supporto ai dipendenti è quello di chiedere loro frequenti feedback e di condividere eventuali suggerimenti. Senza dimenticare di dare maggiore assistenza pratica a coloro che, a causa della poca esperienza in materia, apprendono più lentamente. Non bisogna mai ignorare il parere degli utenti anche se esposto durante le dimostrazioni.
L’adozione delle tecnologie è essenziale per la crescita aziendale
Risulta, infatti, vantaggioso dedicare spazio alla condivisione dei pensieri. Non solo per far sentire il personale più sicuro, ma anche per poter controllare la qualità dello strumento. Oltre a poter raccogliere informazioni utili nel momento in cui si procederà a rinnovare l’abbonamento, la licenza o il contratto di locazione del dispositivo. Annotare i commenti del proprio personale risulta, quindi, efficace anche dal punto di vista manageriale. Infine, mostrare di tenere veramente in considerazione le preoccupazioni e le opinioni ricevute è il modo migliore per instaurare una comunicazione aziendale più proficua e creare un clima lavorativo più disteso.
La proposta di una nuova tecnologia
Nel momento in cui si decide di proporre una nuova tecnologia alle risorse sul campo, sono moltissime le tecniche che possono essere utilizzate a supporto per migliorarne l’accettazione e l’adozione da parte dei vari team. Se il personale viene adeguatamente informato sul nuovo strumento, sulla sua utilità e sulla sua facilità d’uso, sarà in grado di accettarne più rapidamente la necessità. A patto che la formazione avvenga utilizzando termini semplici ed evitando i tecnicismi tipici del settore. Inoltre, prevedere l’interazione pratica con la strumentazione o la soluzione, prima della sua implementazione definitiva, permette di comprenderne l’utilizzo e creare un atteggiamento positivo intorno a esso.
