Lorenzo Matteoni, Senior Manager Marketing di Brother Italia, traccia per noi gli scenari del mercato document management e analizza le nuove modalità di lavoro ibrido.
– In questo momento, qual è la vostra visione relativamente alle tendenze di adozione dei sistemi di stampa presso le aziende? Quale la percezione delle aziende in merito ai vantaggi derivanti?
Nella fase attuale, a seguito del graduale rientro in ufficio di moltissimi dipendenti, il mondo del document management gioca un ruolo fondamentale, perché vanno studiate strategie ad hoc volte a mantenere il “social distancing” senza però pregiudicare l’efficienza delle attività aziendali.
La strategia proposta da Brother prende il nome di Balanced Deployment, e consiste nel suddividere in modo ottimale e più capillare il carico di lavoro all’interno degli uffici, sostituendo le grandi stampanti A3 laser con più unità in formato A4 laser compatte, performanti ma soprattutto più vicine alle singole postazioni di lavoro. Così facendo si evitano lunghi percorsi in mezzo ad altre aree (come avviene spesso negli open space) per andare a recuperare le stampe e le code che si creavano aspettando di ritirare i propri documenti.
L’aggiunta di scanner è un altro elemento di “bilanciamento”, perché chi necessità di fare solo la scansione di un documento non deve necessariamente attendere la conclusione delle stampe dei colleghi e viceversa. A questo si aggiunge il concetto di decentralizzazione, che consiste nel posizionare più stampanti all’interno dello stesso reparto, adempiendo alle nuove normative che impongono di avere scrivanie libere per poter distanziare gli impiegati. Le stampanti compatte e performanti in formato A4 fanno fronte alle nuove esigenze di stampa mettendo insieme velocità, efficienza e sicurezza.
-Quali settori sono più ricettivi?
Tutte le aziende che implementano l’hybrid workplace, ovvero la capacità di adattamento del lavoro agile che a tendere sta diventando l’asset di un luogo di lavoro modernamente organizzato. Assetto che è trasversale tra più settori e indipendente dal numero di dipendenti dell’azienda.
– Molte aziende hanno colto le opportunità offerte dallo smart working scegliendo dispositivi MFP altamente integrati, sempre connessi e capaci di dialogare con il cloud, quali sono i principali motivi indicati dai vostri clienti per questa scelta?
Come tutti sappiamo, durante il lockdown dello scorso anno abbiamo assistito ad un cambiamento radicale del nostro modo di vivere e di lavorare. La maggior parte di noi ha adottato per la prima volta la modalità di lavoro in smart working, che ha rappresentato un nuovo approccio al modo di lavorare e di collaborare all’interno delle aziende. Grazie all’ausilio di strumenti tecnologici adeguati, lo smart working ha permesso a moltissimi professionisti di essere produttivi, connessi e digitali anche da remoto.
Nonostante questo, però, ci si è anche resi conto che il pc, lo smartphone e la connessione a banda larga sono tutti strumenti necessari ma non sufficienti per lavorare da remoto come in ufficio. Anche da remoto, infatti, i processi di stampa hanno continuato a mantenere una valenza chiave. Per garantire la business continuity e le prestazioni richieste dalle aziende, l’acquisizione documentale e la stampa devono infatti essere parte integrante della dotazione di chi lavora da remoto.
Document management, le soluzioni Brother
Brother ha saputo rispondere prontamente alle esigenze nate a seguito dell’introduzione dello smart working grazie ad aspetti come: l’ampiezza dell’offerta, che ha consentito a Brother di rispondere alle richieste derivanti dal periodo d’emergenza, la domanda trainante di stampanti A4 rispetto all’A3, la costante ed elevata attenzione alla sicurezza dei dispositivi, l’offerta di soluzioni personalizzate per ogni industry e la proposta di soluzioni intelligenti per l’ufficio e per l’home office. In particolare, le macchine SOHO (small office, home office) e professionali compatte hanno trovato la giusta collocazione negli «uffici domestici» con la stessa affidabilità e funzionalità che l’utente ha sempre sperimentato in ufficio.
-Che grado di attenzione e interesse potete percepire leggendo i segnali di mercato?
Smart working, hybrid workplace, videocall e virtual event, tutti termini utilizzati negli ultimi 18 mesi e diventati oramai comuni in ogni organizzazione. Si evidenziano due aspetti fondamentali, riguardanti la sicurezza e le soluzioni mobile.
In primis, assistiamo alla necessità sempre crescente di garantire la massima sicurezza in azienda, anche attraverso l’adozione di soluzioni di sicurezza per le stampanti. L’ambito della sicurezza è una tematica centrale a cui Brother può fornire risposte concrete e personalizzate. All’interno dei propri dispositivi, o tramite software opzionali, Brother consente di proteggere i dati, sia in stampa che in archiviazione, monitorando e gestendo i processi con soluzioni avanzate.
Grazie alla tecnologia Pull Printing solo gli utenti autorizzati possono ritirare le stampe: i documenti vanno in una coda virtuale sicura e sono stampati solo quando l’utente è pronto al ritiro della stampa ed in prossimità del dispositivo. Il Pull Printing assicura che gli utenti si autentichino sulla stampante e dimostrino di disporre di autorizzazioni necessarie, eliminando il rischio di documenti abbandonati e migliorando la sicurezza. Anche per i lavoratori in smart working, Brother garantisce la massima riservatezza per i documenti in stampa nel rispetto delle norme GDPR e la protezione dagli attacchi informatici dei dati in rete grazie ai linguaggi criptati e alle funzioni di sicurezza.
Altro aspetto particolarmente rilevante è quello legato alla mobilità, ovvero la possibilità di fornire ai propri dipendenti strumenti portatili, sicuri e integrati con il gestionale per tutti i lavoratori in campo, sempre più numerosi. Le stampanti portatili Brother consentono di stampare in movimento e rappresentano la soluzione ottimale per ambiti quali ad esempio: tracciabilità alimentare, tentata vendita, manutenzione, sicurezza stradale, assistenza e consegne tramite corrieri.
– Trasformazione IT e smart working da un lato, sistemi per la stampa e la gestione documentale dall’altro: come interpretate questo paradigma?
L’offerta di Brother presenta una vastità di gamma molto ampia, e ci ha permesso di rispondere a tutte le esigenze di questo periodo in maniera precisa e puntuale. Le nostre macchine professionali compatte hanno trovato la giusta collocazione nelle postazioni di uffici domestici, garantendo la stessa affidabilità e qualità di cui l’utente ha sempre beneficiato in ufficio.
Per le aziende, il poter fornire una periferica professionale anche a casa ha significato garantire la sicurezza dei documenti a norma GDPR e il controllo del funzionamento e delle performance della periferica, riscontrabile da remoto attraverso le nostre Light Solutions, soluzioni software che permettono il controllo ed il monitoraggio da remoto senza dover essere fisicamente davanti al dispositivo di stampa. Anche all’interno degli uffici le stampanti in formato A4 proposte da Brother permettono di far fronte alle nuove esigenze di stampa perché mettono insieme velocità, economicità e sicurezza.
Quest’ultima è garantita da soluzioni software come Secure Print+, che permette di stampare documenti riservati con elevata sicurezza e che, grazie all’autenticazione da PIN o card NFC, risolve anche il problema dei documenti lasciati incustoditi. Il controllo e il monitoraggio centralizzato delle unità dà anche la possibilità di minimizzare i fermi macchina, gli interventi sul posto e di aumentare la produttività degli uffici. Un aiuto concreto per ripartire in azienda.
– La riduzione dei costi iniziali e del TCO, oltre alla libertà di scelta, sono parametri fondamentali per le aziende. In quest’ottica quali sono i vantaggi del portfolio Brother per le PMI italiane?
La digitalizzazione è il motore di una rivoluzione in atto in cui sono coinvolti diversi attori: dalle istituzioni, alle imprese ai singoli individui. Tra le innovazioni legate alla trasformazione digitale c’è anche quella che riguarda la gestione dei flussi documentali delle organizzazioni, chiamate a riformulare i tradizionali cicli cartacei all’interno di nuovi processi. E proprio la razionalizzazione del processo di stampa è uno degli obiettivi perseguiti da Brother tramite i servizi di stampa gestita, con cui supporta grandi società e PMI nel percorso verso il nuovo paradigma digitale.
Anche le imprese sono infatti chiamate a dare il loro contributo alla trasformazione e, in questo contesto, si afferma anche un fenomeno già in atto: la “migrazione” del flusso documentale verso soluzioni che utilizzano il cloud. Si tratta di un processo che non elimina la produzione cartacea, ma che apporta nuovi spunti per il suo efficientamento e per una gestione dei supporti in linea con le necessità di produttività, sicurezza dei dati e controllo delle procedure e dei costi.
Document management e digitalizzazione
Parallelamente si è affermata l’esigenza di servizi di gestione documentale in linea con le nuove richieste imposte dalla digitalizzazione. I servizi di stampa gestita forniti da Brother sono la soluzione per acquisire il pieno controllo del flusso documentale in ambito lavorativo, garantendo la possibilità di automatizzare il lavoro, aumentare la produttività e migliorare la sostenibilità. Il servizio di stampa gestita Pagine+ fornisce, infatti, un servizio di consulenza al cliente nella gestione documentale (dall’acquisizione, all’archivio fino alla consultazione) e nel processo di ottimizzazione dei processi di stampa.
MFP e stampanti per un document management efficace.
La consulenza comprende il calcolo del Total Cost of Ownership in termini di costo per pagina prodotta, la valutazione degli obiettivi dell’azienda, il supporto nella scelta del miglior hardware di stampa e la presentazione dei risultati ottenuti. Pagine+ mette inoltre a disposizione i dispositivi di output, l’installazione, la fornitura di consumabili e l’assistenza tecnica. Tutto quello di cui ha bisogno ogni azienda per la propria digital transformation, l’ottimizzazione dei costi e dei flussi di lavoro interni, non da ultimo quello dell’assistenza a carico del dipartimento IT.
– Una piattaforma versatile deve essere accompagnata da un supporto tecnico di alta qualità, che servizi offrite ai vostri clienti?
Il servizio di assistenza Brother è rinomato per offrire un servizio di altissima qualità tecnica, in tempi molto rapidi. I nostri modelli top di gamma godono dell’assistenza on site compresa nel prezzo.
Oltre agli specialisti presenti presso la nostra sede centrale di Milano, abbiamo diversi partner sul territorio per garantire la presenza a livello locale e la vicinanza con i nostri clienti. La nostra rete di assistenza segue ogni anno percorsi di certificazione molto qualificanti, per poter offrire ai clienti sempre il miglior servizio possibile.
Stiamo inoltre implementando sistemi di chatbox sul nostro sito internet per interagire in real time con le richieste dei nostri clienti.
– Mobilità e BYOD. Quali soluzioni offrite ai Vs. clienti per incrementare il proprio business attraverso questi importanti driver di mercato? Quali i pregi distintivi della Vs. proposition?
L’evoluzione della strategia Brother si muove lungo un’importante direttrice, rappresentata dalle verticalizzazioni. La nostra attenzione, infatti, è sempre più focalizzata su alcuni settori specifici, come la Sanità, il Retail, la Logistica, i Trasporti, la tracciabilità alimentare e il Finance, ambiti in cui la specificità delle esigenze necessita di risposte estremamente mirate. Senza dimenticare l’ampia gamma di soluzioni per i lavoratori in campo, che possono stampare documenti in formato A4 in qualsiasi luogo e in qualsiasi momento grazie alla serie PJ, le più piccole stampanti portatili al mondo in formato A4.
Per fornire alcuni esempi, la possibilità di semplificare i processi aziendali tramite stampanti di etichette stand alone viene applicata nel settore retail con la soluzione di repricing, nel mercato healthcare per l’identificazione dei pazienti tramite braccialetti personalizzati con dati sensibili e la stampa in mobilità in formato A4 è stata adattata su diversi mezzi come le ambulanze e i truck per la consegna merci per facilitare il passaggio di dati importanti tra addetti e centrali operative.
Per rispondere alle singole esigenze, Brother mette inoltre a disposizione il proprio Special Solutions Team, un gruppo di esperti capace di coniugare l’esperienza dei Software Engineer con le competenze dei Business Analyst, per realizzare soluzioni sempre più mirate.
