MailStore è la soluzione offerta da Achabper archiviare e gestire le mail delle aziende e dei professionisti rispettando la normativa vigente e anche il GDPR. Tutti lavorano con la posta elettronica: dai dipendenti ai responsabili aziendali, dagli avvocati agli studi professionali, ai liberi professionisti. Spesso ci si ritrova ad avere a che fare con grandi moli di email per cui trovarne una in particolare può risultare difficile.
Oltre i falsi miti dell’archiviazione Sono diversi i miti da sfatare sull’archiviazione email: oltre a pensare che backup e archiviazione email siano la stessa cosa, si tende a credere che quest’ultima sia troppo costosa, o che già se ne occupino strumenti come Office 365. Oppure ancora, che con l’archiviazione elettronica si possa perdere l’accesso alle proprie email, con il rischio di “scombinare” l’organizzazione delle proprie cartelle di posta.
Claudio Panerai, CTO di Achab Se si pensa solo al concetto di copia di una email, allora backup e archiviazione possono sembrare simili. Ma non è così. Le specificità tecniche e di obiettivi fra le due cose sono molto differenti. L’archiviazione è necessaria laddove si desidera tenere una copia di ogni messaggio che passa dal server di posta. Un backup, infatti, per quanto sofisticato, viene eseguito a intervalli di tempo predefiniti e non è in grado di salvare una email che transita dal server fra un backup e l’altro. Se si dispone solo di un sistema di backup e un utente chiede di recuperare un messaggio di posta elettronica, l’amministratore di rete dovrà accedere ai backup, ripristinare i dati, e solo dopo sarà in grado di consegnare una determinata email all’utente che l’ha richiesta.
Vantaggi tecnici, legali ed economici MailStore permette alle aziende di archiviare con le più moderne tecnologie e in modo sicuro l’email aziendale, con conseguenti vantaggi legali, tecnici ed economici. La soluzione crea una copia e archivia automaticamente tutti i messaggi email in ingresso e in uscita in un sistema centrale e sicuro, per garantire la sicurezza e la disponibilità di qualsiasi volume di dati, anche dopo anni. Gli utenti possono accedere alle proprie email tramite Outlook, MailStore Web Access o dispositivi mobili come tablet e smartphone ed effettuare ricerche in modo facile e veloce.
Si tratta di una soluzione flessibile che funziona con qualsiasi mail server e con qualsiasi client di posta elettronica. Tutto ciò, senza conoscere le credenziali di accesso della posta elettronica dell’azienda, di un determinato studio professionale o utente, pertanto nel pieno rispetto della privacy.Grazie a MailStore, l’IT può ottenere una riduzione del carico dei server di posta.
GDPR e diritto all’oblio: MailStore c’è MailStore aiuta le aziende a restare al passo con le normative che regolano l’utilizzo delle email attraverso una serie di funzionalità che permettono di allinearsi ancora meglio al Regolamento europeo in tema di protezione dei dati.
A partire dalla versione 11 di MailStore è stato, infatti, introdotto il concetto di email management, relativo al diritto all’oblio e/o alla cancellazione dei dati: è possibile stabilire in maniera granulare delle regole o linee guida affinché la soluzione cancelli le email dopo un certo intervallo di tempo. Questo consente ai clienti di avere un database di archiviazione pulito ed essere certi di adempiere alla direttive del GDPR in materia di diritto all’oblio.
Andrea Veca, CEO di Achab Essere conformi alle disposizioni organizzative, tecniche e amministrative del GDPR è un dovere di ogni azienda. Tuttavia, spesso sopraggiungono alcune difficoltà quando si tratta di comprendere il Regolamento e determinare il modo più efficace per essere conformi. Per questo più volte abbiamo sottolineato come determinate funzionalità di MailStore vadano incontro alle direttive del GDPR in merito alla portabilità dei dati o, più in generale, come l’archiviazione della posta elettronica possa aiutare nel processo di compliance al GDPR.
