SIAV è stata scelta da Segafredo Zanetti come partner del proprio progetto di rinnovamento delle soluzioni dedicate alla gestione digitale e dei processi.
La società, leader dell’Espresso e presente in oltre 100 Paesi nel mondo, aveva manifestato l’esigenza sia di sostituire il software ECM in uso, sia di affidare i propri documenti ad un provider esterno per la Conservazione Digitale.
Dopo aver valutato numerosi fornitori, Segafredo ha deciso di affidare la realizzazione del progetto a SIAV SpA.
Segafredo ha scelto SIAV in primo luogo al fine di ottimizzare il complesso processo di fatturazione attiva. Il processo di vendita della nota multinazionale del caffè si caratterizza, infatti, per la gestione della “tentata vendita” che non segue i classici step ordine-DDT-fattura-consegna ma che contestualizza l’emissione della fattura di acquisto al momento della consegna fisica del prodotto. La singolare gestione del processo di vendita, combinata con la necessità di servire una rete di clienti numerosa e distribuita nel territorio come il canale HORECA (Hotel, Ristoranti, Catering), richiedono una gestione efficiente e uniforme di tutta la forza vendita aziendale costituita da numerosi agenti presenti in modo capillare su tutto il territorio nazionale.
A seguito dell’implementazione del progetto e grazie all’utilizzo di tablet in dotazione alla forza vendite, la generazione di tutta la documentazione (ordini d’acquisto, DDT, fatture, ricevute di incasso e contratti) avviene in maniera digitale durante il processo di consegna. Inoltre, contestualmente alla loro creazione, tutti i documenti vengono automaticamente archiviati in Archiflow ed inseriti nel fascicolo dedicato al cliente, consentendo all’agente di concentrarsi sulle attività core e a maggiore valore aggiunto.
Attraverso il portale Active Document Portal (ADP) di SIAV, l’agente può gestire agilmente le attività mensili di programmazione delle azioni commerciali (Scheda Cliente), e riceve dall’azienda la rendicontazione delle provvigioni maturate.
L’ufficio Amministrativo ha beneficiato degli accurati ma immediati sistemi di monitoraggio offerti da Archiflow Invoice Manager, che consentono di visualizzare in tempo reale lo stato degli invii all’Agenzia delle Entrate ed identificare immediatamente le eventuali anomalie anche in presenza di centinaia di migliaia di fatture gestite.
Grazie ad Archiflow ed alla sua integrazione con i sistemi di Poste Italiane, il dipartimento Customer Care di Segafredo ha ottenuto consistenti vantaggi, in particolare per quanto riguarda il processo “order to cash”. Notevoli benefici sono stati riscontrati anche dall’Ufficio Customer Care per la comunicazione interna verso gli agenti, che avviene in digitale ed è stata velocizzata con la generazione di documenti tramite l’utilizzo degli Add-In Archiflow per MS Office, la gestione di workflow automatici per l’archiviazione e la pubblicazione nel portale ADP per la consultazione da parte agli agenti.
Archiflow è stato inoltre particolarmente apprezzato dal reparto IT di Segafredo, che ne ha preso il pieno controllo e può gestire i nuovi processi digitali senza richiedere frequenti interventi al fornitore come succedeva con il sistema precedentemente in uso.
La gestione della Conservazione Digitale è stata infine soddisfatta utilizzando i servizi in Outsourcing erogati dal dipartimento di Business Process Outsourcing di SIAV che hanno reso trasparente all’utente la conservazione a norma dei documenti prodotti.
Il progetto realizzato da SIAV per Segafredo ha quindi permesso di efficientare gran parte dei dipartimenti aziendali, consentendo alla società di gestire digitalmente e in modo automatizzato volumi annuali di oltre 220.000 fatture e più di 11.000 comunicazioni costituite da lettere semplici e raccomandate, riducendo in maniera drastica le attività a basso valore aggiunto. Operazioni che in passato erano gestite in modo manuale per ogni documento.
