Dal 1° gennaio del prossimo anno parte la Fatturazione Elettronica. Quali sono gli obblighi per le aziende e cosa devono fare per farsi trovare pronte? L’obbligo della fatturazione elettronica per il comparto dei carburanti non è partito il 1° luglio, come inizialmente previsto dalla Legge di Bilancio 2018. Il Governo ha, infatti, emanato un decreto ad hoc (DL28 giugno 2018 n. 79) per posticipare l’introduzione dell’obbligo di fatturazione elettronica per le stazioni di rifornimento al primo gennaio 2019, data ultima entro la quale ogni azienda dovrà essere attrezzata per produrre, inviare, ricevere e conservare fatture in formato elettronico XML.
La maggior parte dei vantaggi per le aziende risiede non nei risparmi dei costi di stampa e postalizzazione del documento cartaceo (che tuttavia per alcune imprese possono incidere notevolmente), quanto nella maggiore automazione ed integrazione del processo tra parti commerciali, dal momento di emissione a quello di pagamento. Azienda italiana operante nella fornitura di software, soluzioni in cloud e servizi informatici per la dematerializzazione e gestione documentale e la fatturazione elettronica, SIAV ci tiene a sottolineare che in ogni caso la deadline per il passaggio all’e-invoice è solo rimandata di sei mesi e che quindi per le aziende che non si sono attrezzate è importante adottare una soluzione in tempi rapidi. SIAV mette a disposizione delle aziende anche una guida completa alla fatturazione b2b.
Alfieri Voltan, Presidente di SIAV
Questa situazione ha portato alla luce il fatto che molte imprese si siano mosse con notevole ritardo (o non si siano ancora mosse affatto) per affrontare il passaggio dalla fatturazione tradizionale a quella elettronica. La Fatturazione Elettronica rappresenta un cambiamento molto radicale, che oggi obbliga le aziende a investire e rinnovare processi e procedure, ma darà anche l’opportunità di ottenere significativi vantaggi economici, grazie alla completa automazione e integrazione dei processi, riducendo e ottimizzando alcuni costi, come ad esempio l’eliminazione delle attività di data entry manuale con riduzione di errori di registrazione e smarrimenti, e la riconciliazione automatica dei dati.
Per adeguarsi alla nuova normativa non c’è più molto tempo, SIAV stila una check list:
1-registrare il proprio indirizzo telematico presso il servizio di registrazione dell’Agenzia delle Entrate (indirizzo PEC o codice destinatario), per non rischiare di ricevere le fatture XML su canali indesiderati;
2-richiedere il Codice Destinatario o l’indirizzo PEC dei clienti per assicurarsi che si siano registrati e crearsi così un database per poter inviare le fatture – in modo corretto – già dal 1 gennaio;
3-verificare che il proprio sistema gestionale/documentale sia predisposto alla raccolta dei dati specifici per la Fatturazione Elettronica B2B e alla generazione dell’XML;
4-scegliere la soluzione software o il servizio in outsourcing da adottare per gestire i processi di Fatturazione Elettronica;
5-dotarsi, in caso di operazioni con l’estero, di un sistema di gestione multicanale della fatturazione, in grado di gestire l’invio sia su canale SdI che su altri canali;
6-organizzarsi al meglio per la conservazione digitale, decidendo se gestirla in house, con tutti gli oneri e le responsabilità che questo comporta, o tramite appositi servizi in outsourcing offerti da fornitori IT.
Inoltre, è importante non lavorare solo sull’ultimo miglio del processo ma sull’ecosistema completo.
Leonardo Bernardi, General Manager di SIAV
L’entità stessa del progetto può variare molto a secondo della tipologia di organizzazione in termini di dimensione e di attività svolta, per questo SIAV ha soluzioni in cloud ed on premises, che permettono di rispondere alle esigenze specifiche di aziende di ogni dimensione e settore, anche grazie alla collaborazione con i nostri partner di canale.
