Se fino a qualche anno fa la policy ambientale era poco conosciuta in Italia, oggigiorno la sostenibilità ambientale è diventata un imperativo. Sono sempre di più le aziende, anche di piccole dimensioni, che comprendono valore e benefici che l’implementazione di un business più green può portare all’ecosistema e all’organizzazione in termini economici e di produttività, oltre alla possibilità di differenziarsi dalla concorrenza.
A dirlo sono anche i dati di un recente studio della società di ricerche IDC, secondo il quale la gestione digitale dei documenti può ridurre i costi di un’organizzazione fino al 30% aumentando le entrate del 36%. Per supportare le aziende a migliorare il loro approccio eco-friendly attraverso una gestione del workflow più digitale e votata al paperless, Nuance Communications ha raccolto alcuni suggerimenti per aiutare le aziende a far leva sulle ultime tecnologie per realizzare un ufficio green, evidenziando i numerosi vantaggi che questo comporta.
Nonostante la tendenza all’utilizzo di pratiche IT sostenibili, i flussi di lavoro di documenti e stampa sono spesso ambiti sottovalutati.
Jeff Segarra, Senior Director of Product Marketing di Nuance Document Imaging Division La vera rivoluzione che porta alla realizzazione di un ufficio paperless parte da scelte radicali finalizzate a implementare software di gestione di stampa intelligente e a rendere sempre più digitale la gestione dei documenti. Le soluzioni di Nuance permettono alle aziende di salvaguardare l’ambiente riducendo gli ingombri di carta in ufficio e lo spreco di inchiostro, oltre a migliorare i flussi di lavoro documentale aumentando produttività ed efficienza dello staff.
Considerando che il 20% dei documenti stampati in azienda non vengono mai recuperati, il primo passo verso la realizzazione di un ambiente di lavoro ecosostenibile è intervenire sulla loro gestione, riducendo gli sprechi di carta e inchiostro e i costi ad essi collegati. È necessario dunque introdurre in azienda soluzioni integrate nel dispositivo multifunzione e tecnologie innovative in grado di controllare e gestire in tutta sicurezza i lavori di stampa e di acquisizione documentale. Come Equitrac di Nuance, software intelligente di gestione della stampa che consente di integrare i flussi di lavoro di stampa e digitalizzazione in una singola interfaccia nel dispositivo multifunzione e di fornire avanzate funzionalità di stampa, copia e digitalizzazione attraverso la selezione del flusso di lavoro più adeguato per il processo e la stampa dei documenti necessari.
Per rispondere al proliferare di documenti e mantenere alta l’efficienza aziendale, la digitalizzazione ha come obiettivo il trattamento di grossi volumi di documenti nel modo più automatizzato e sicuro. La diffusione dei dispositivi digitali, da un lato, e della tecnologia cloud, dall’altro, stanno spingendo al ribasso l’utilizzo dei documenti cartacei. In quest’ottica, le soluzioni eCopy di Nuance contribuiscono alla digitalizzazione dell’organizzazione perché utilizzano un sistema di scansione con cui la pagina cartacea viene elaborata da un software di riconoscimento ottico dei caratteri (OCR) che trasforma l’output analogico in un file digitale. Ne consegue che il documento ora elettronico può essere processato attraverso un sistema di gestione che consente un utilizzo, un’organizzazione e un’archiviazione più efficace ed efficiente, rendendolo accessibile a qualsiasi dispositivo attraverso piattaforme gestite localmente o in cloud dalle aziende.
