SIAV GDPR Archiflow, gestione a norma della privacy

SIAV arricchisce con il modulo GDPR Archiflow per rendere semplice ed efficace la gestione dei dati personali nel rispetto delle nuove regole UE.

Il 25 maggio entrerà in vigore il nuovo regolamento UE sul trattamento dei dati personali che punta a superare le attuali lacune normative in questo ambito, migliorando alcuni aspetti organizzativi e procedurali con la responsabilizzazione dei soggetti che si occupano del trattamento dei dati e l’individuazione del Data Protection Officer (DPO), una figura “di garanzia” avente il compito di supervisionare l’osservanza degli obblighi sul trattamento dei dati.

Il nuovo Modulo GDPR di Archiflow fornisce ad aziende ed enti pubblici un software di gestione documentale appositamente studiato per rendere semplice ed immediato adempiere ai prossimi obblighi normativi, riducendo il rischio di incorrere in pesanti sanzioni. Grazie alla possibilità di implementare workflow e di gestire i processi, Archiflow semplifica le attività richieste dal GDPR per una corretta governance dell’informazione aziendale.

Da un lato i documenti sono classificati in base alle tipologie di dati che contengono (es. dati comuni, sensibili, giudiziari). Dall’altro per ogni utente si scelgono i tipi di dati che può vedere (il suo «Profilo privacy»). In questo modo si potranno consultare solo i documenti contenenti dati compatibili con il proprio Profilo privacy. Questo consente, “by design”, una corretta distribuzione dell’informazione.
Per rispettare la normativa GDPR che prevede di fissare un limite di tempo alla durata delle informazioni trattate, tramite Archiflow è possibile configurare la scadenza di ciascun documento archiviato, per soddisfare in modo agevole i requisiti di durata e di minimizzazione del dato e attivare workflow con cui estrarre le schede scadute o in scadenza, per applicare le policy che l’azienda/ente ritiene più adeguate.

Inoltre gli strumenti di ricerca avanzata consentono al Responsabile Privacy e al DPO di reperire all’interno dell’archivio tutte le informazioni che si riferiscono ad una determinata persona, per consentire un’efficace applicazione del diritto all’oblio (possibilità di rimozione).