La digital transformation entra negli Studi di Consulenza del Lavoro; grazie agli scanner Fujitsu lo spazio dedicato all’archivio cartaceo si è ridotto del 90%.
La Digital Transformation, sostenuta anche dall’Agenda Digitale e dal progetto Industria 4.0, sta interessando numerosi settori, come il mondo della consulenza del lavoro e della contabilità. Nonostante questa percezione di necessità a ridurre pesantemente l’utilizzo del cartaceo, la maggior parte degli studi di consulenza del lavoro ancora si trova a lavorare su archivi colmi di faldoni di contratti e documenti cartacei, prodotti negli anni.
Consapevole dei tanti vantaggi che la digitalizzazione comporta in termini di risparmio, riduzione dei tempi di lavoro ed efficienza, lo Studio Piscaglia a San Mauro Pascoli in provincia di Forlì-Cesena è tra i primi ad aver avviato, già da alcuni anni, un reale processo di Trasformazione Digitale. L’introduzione di un processo di digitalizzazione strutturato ha permesso allo studio, che opera dal 1954 nel settore della consulenza del lavoro, di ridurre del 90% lo spazio un tempo dedicato all’archivio cartaceo a favore di attività a valore per la società. Tutti i documenti digitalizzati, tra cui “documenti unici” come contratti di lavoro o trattamento della privacy, sono stati quindi inseriti in un archivio digitale nel Cloud gestito tramite soluzione Ape, un servizio di archiviazione documentale semplice e veloce per catalogare, archiviare, conservare tutti i documenti. Questo importante passo ha permesso allo studio di ottimizzare gli spazi dei propri uffici, tutelare i documenti dal rischio di deterioramento/smarrimento e soprattutto di rendere qualsiasi informazione fruibile ovunque e in qualsiasi momento con un sistema di controllo accessi e visibilità dei documenti assolutamente affidabile e sicura.
Per scansionare l’intero archivio sono stati utilizzati gli scanner documentali Fujitsu fi-7140Fujitsu fi-7140, una soluzione di scansione professionale completa sviluppata da Fujitsu per digitalizzare e gestire l’archiviazione dei documenti in modo facile e veloce, semplificando al massimo il passaggio da formato cartaceo a digitale. Realizzata per aziende pubbliche e private, la linea di scanner fi Series si compone di scanner con hardware di altissima qualità e tecnologia software all’avanguardia, basata sull’eccellenza Fujitsu, leader del mercato. Oggi i clienti e i partner dello studio sono in grado di accedere in qualsiasi momento alla propria area personale per consultare o scaricare qualsiasi documento. Un valore aggiunto che negli ultimi anni ha portato lo Studio Piscaglia ad ottimizzare il proprio lavoro migliorando ancora di più il servizio offerto ai propri clienti.
Luca Piscaglia, Consulente del Lavoro e Titolare dello studio Il progetto di digitalizzazione intrapreso ci ha permesso di offrire ai nostri clienti un rapporto nuovo impostato sulla digitalizzazione di tutta la documentazione relativa ai rapporti di lavoro. La consultazione dei documenti, sempre a disposizione di aziende e dipendenti, tramite piattaforma Cloud e la contestuale eliminazione della carta, hanno aumentato sensibilmente la percezione di qualità dei servizi offerti dal nostro studio. L’impiego degli scanner Fujitsu in questo processo si è rivelata sicuramente una scelta vincente perché la facilità di utilizzo, la qualità e la velocità di acquisizione ci hanno consentito di archiviare in maniera rapida ed efficiente le migliaia di documenti cartacei ancora presenti nel nostro archivio, in tempi di acquisizione minimi oltre ad un sensibile risparmio dei costi di gestione.
Massimiliano Grippaldi, Regional Sales Manager di PFU (EMEA) Limited Il progetto condotto dallo Studio Piscaglia rappresenta un esempio concreto e una best practice della nostra mission di digitalizzazione che cerchiamo di raccontare ogni giorno ai nostri clienti. Gli scanner Fujitsu si sono rilevati un alleato prezioso per la realizzazione di questo progetto al momento unico in Italia ma che siamo certi rappresenterà presto un nuovo standard per il mondo dei Consulenti del Lavoro.
