Cargeasha scelto TAS Group come partner per gestire il demand di acquisto aziendale in unico processo integrato basato sul concetto di Extended Enterprise.
A inizi 2016 Cargeas ha dato il via a un processo di riorganizzazione delle funzioni aziendali di Acquisto con l’obiettivo di accentrare la governance di tutti gli acquisti, fino a quel momento distribuita nei diversi dipartimenti aziendali, in un unico ufficio.
Obiettivo del management era quello di creare una struttura che creasse valore per la Compagnia implementando: 1. Una strategia di riduzione dei costi totali d’acquisto; 2. Il miglioramento dei lead time d’acquisto e della loro affidabilità; 3. La collaborazione tra le diverse funzioni aziendali coinvolte nel processo d’acquisto; 4. Politiche innovative di selezione e gestione fornitori nell’ottica del miglioramento del servizio; 5. L’ottimizzazione del rischio con operazioni di Risk Management; 6. Una funzione di responsabilità sulla Governance dei contratti di Outsourcing.
Cargeas aveva inoltre l’esigenza di tracciare i processi di acquisto aziendali senza appesantire le procedure interne di condivisione delle informazioni e gli iter di approvazione.
La scelta di TAS Group per implementare il Supplier Portal La nuova struttura centralizzata di Acquisto aveva la necessità di dotarsi di strumenti di Governace che consentissero in breve tempo di indirizzare gli obiettivi di efficienza e valorizzazione dei processi condivisi con il management.
Le principali funzionalità e benefici attesi dall’introduzione di tali strumento erano: • La gestione dell’Albo fornitori, con possibilità di tracciare le modalità di accesso, le categorie presenti (merceologiche, esternalizzazioni, fornitori critici) facilitando così le attività di marketing d’acquisto; • La possibilità di tracciare l’attività di manutenzione dell’Albo, tramite iniziative di assessment periodico; • La possibilità di valutare periodicamente le performance del fornitore (vendor rating); • La possiblilità di condividere report relativi alle attività svolte e ai risultati ottenuti; • La possibilità di tracciare, in modo trasparente, tutte le RFP ed i criteri di aggiudicazione delle stesse; • La possibilità di integrare le informazioni anagrafiche dei fornitori direttamente sul software di contabilità generale; • La possibilità di integrare la gestione degli ordini e delle fatture.
La scelta di TAS Group come partner per sviluppare gli strumenti di governo del processo d’Acquisto è stata dettata da un lato dalla conoscenza dell’expertise di TAS Group (già fornitore del cliente in ambito ERP), dall’altro dalla proposta innovativa TAS extendERP based on Oracle Cloud, una soluzione modulare e innovativa implementabile per step successivi e aperta alle evoluzioni dell’extended enterprise.
Il Supplier Portal “esteso” Il Supplier Portal implementato da TAS Group sulla piattaforma Oracle Cloud, nel corso del progetto durato quattro mesi, supporta i principali processi definiti critici da CARGEAS. La registrazione del fornitore: – Consente di creare un canale di comunicazione col fornitore attraverso il quale accreditarlo, inserirlo in Albo, classificarlo rispetto alla categoria merceologica e secondo classificazioni di business definite, ricevere informazioni anagrafiche e di contatto, somministrare questionari per consentire alla Compagnia la qualifica iniziale del fornitore, gli assesment e la valutazione periodica. – Consente inoltre di predisporre, inviare e gestire le RFP. Il processo di qualifica del fornitore: consente di individuare ed inserire a sistema ambiti di valutazione del fornitore (adeguatezza, questionari valutativi, conflitti d’interesse, aspetti di sicurezza, risk assessment, rating legalità, rating finanziario, AML, antiterrorismo..) e di analizzare i relativi dati.
I questionari valutativi coinvolgono sia il fornitore stesso per le domande di autovalutazione che le funzioni CARGEAS per le domande “interne”. Solo dopo che sono stati valutati positivamente tutti gli ambiti identificati il fornitore viene promosso in Albo.
Il processo di negoziazione legato alla pubblicazione di un RFP: consente di definire l’elenco delle persone da coinvolgere nella RFP con possibilità di limitarne le azioni sul processo di negoziazione, di definire i requisiti interni di valutazione assegnando punteggi massimi attribuibili dal valutatore e “pesi” dei requisiti sulla valutazione finale, di strutturare i dettagli della richiesta economica, di ricercare i fornitori da coinvolgere in una RFP selezionandoli in base alla categoria prodotti e/o agli esiti delle qualifiche ritenute fondamentali dall’azienda, di mettere a confronto le offerte ricevute dai fornitori per l’assegnazione finale. La manutenzione del rapporto con il fornitore: controlli periodici, vendor rating, marketing di acquisto.
Principali vantaggi raggiunti: 1. Ottimizzazione della gestione delle fasi del processo di acquisto con conseguente riduzione dei costi; 2. Trasparenza delle regole e delle politiche aziendali internamente ed esternamente all’azienda; 3. Tracciabilità real-time delle attività relative al processo di acquisto; 4. Collaborazione propositiva con i fornitori e miglioramento del servizio.
