Lexmarkpresenta una serie di soluzioni e consigli per supportare in modo davvero efficiente le policy aziendali focalizzate su BYOD e lavoro a distanza.
La crescente potenza di elaborazione di device mobili come gli smartphone sta cambiando il mondo del lavoro. Molte aziende stanno adottandopolicy BYOD (bring your own device) consentendo ai dipendenti di usare i loro dispositivi personali per lavoro. Un recente report di Citrix prevede che, entro il 2020, il 70% delle persone lavorerà fuori ufficio tanto quanto alla scrivania.
In questo contesto di innovazione e cambiamento, Lexmark condivide alcune idee per implementare al meglio una policy BYOD:
Definire gli obiettivi – È importante definire gli obiettivi della policy e adattarli al contesto. Prima di tutto, bisogna verificare i tipi di dati da elaborare e i dispositivi utilizzati per questo, chiarendo quali data potranno essere effettivamente elaborati su un dispositivo personale. È importante che i dipendenti comprendano le loro responsabilità; inoltre, è cruciale effettuare controlli regolari per assicurare che la policy venga seguita.
Le procedure sono importanti – Uno studio di Harvard Business Review ha scoperto che, quando si trovano sotto pressione, molti dipendenti sono disposti ad usare tutte le risorse a loro disposizione per migliorare la performance, anche a scapito delle policy ufficiali. Ciò rende cruciale l’educazione dei dipendenti sulle applicazioni aziendali, così come identificare delle persone in ufficio che possano supportare i colleghi quando si tratta di imparare nuovi programmi e procedure.
Attenzione alla sicurezza – I dispositivi smarriti o compromessi contengono dati che possono costituire un rischio security. Diventa quindi necessario educare i dipendenti sull’importanza della sicurezza, nonché fornire al dipartimento IT le competenze e i poteri necessari per la gestione dei dispositivi mobili. Inoltre, si può anche considerare l’implementazione di best practice internazionali come la guida ICO.
Stampare più velocemente – Le aziende che pensano di adottare il BYOD devono considerare l’utilità della stampa da mobile. L’installazione di tali soluzioni, come l’applicazione Mobile Print di Lexmark, consente di stampare senza dover richiedere l’autorizzazione per l’uso di una nuova stampante. I dipendenti possono semplicemente aggiungere una stampante grazie ad un codice QR e scegliere tra una varietà di opzioni di stampa prima di inviare il proprio lavoro alla stampante. Gli utenti possono salvare immagini, screenshot e note sul proprio dispositivo e stamparle direttamente dall’applicazione, rendendo la stampa più veloce ed efficiente.
Cominciare a piccoli passi – Prima di estendere un programma BYOD a tutti i dipendenti, conviene avviare una serie di piani di prova più limitati. Questo aiuterà ad abituarsi alle nuove policy e a risolvere i problemi sul nascere. Inoltre, un inizio a piccoli passi metterà meno pressione al team di sicurezza, che sarà in grado di supportare, o persino accelerare, l’adozione del BYOD in tutta l’azienda. È quindi possibile raccogliere un set di best practice per rendere più sicura e produttiva una forza lavoro mobile.
