Sandro Profeti, Marketing & Communication Manager di Unify Italia, ci offre 10 consigli per facilitare la diffusione e il successo del lavoro smart in azienda.
Per alcuni è la sfida del futuro, per altri una modalità di lavoro che ha migliorato la propria qualità di vita, aumentando al tempo stesso produttività ed efficienza. E’ questo il mondo del lavoro agile che permette di gestire in autonomia gli orari, ridurre i tempi di trasferta, o rinunciare alla scrivania fissa in ufficio per una postazione di co-working a rotazione. Approccio già diffuso nel 30% delle grandi aziende e nel 5% delle piccole-medie attività, e che in futuro coinvolgerà 5 milioni di persone secondo Fiorella Crespi, direttrice dell’Osservatorio Smart Working del Politecnico di Milano. Con vantaggi che si prospettano significativi, anche per la collettività: riduzione del traffico e dei consumi energetici, minori emissioni di CO2 e contrazione dei tempi di trasferimento, tempi “morti” per definizione.
Oltre a permettere risparmi e razionalizzazione degli spazi, aumento della produttività e del benessere dei dipendenti, lo smart working combatte in modo sensibile lo stress che, secondo uno studio pubblicato dall’Agenzia Europea per la Sicurezza e la Salute sul Lavoro (EU-OSHA), sarà nel 2020 la prima causa di malattia o assenza dal lavoro.
Oggi, il lavoro agile torna sotto i riflettori con la settimana dello smart working, in programma a Milano dal 22 al 26 maggio prossimi. Scopo dell’iniziativa, promossa dal Comune di Milano, sensibilizzare sul tema nonché diffondere una prassi sempre più diffusa anche presso aziende di grandi dimensioni.
Al cuore di questa rivoluzione ormai ben più che vicina, c’è la tecnologia, che mette a disposizione di aziende e dipendenti una serie di strumenti IT capaci di supportare in modo efficiente l’organizzazione e lo svolgimento delle attività da remoto, garantendo livelli di interazione e collaborazione comparabili a quelli del lavoro tradizionale.
Come seguire questo trend nel modo più efficace, accedendone a tutti i vantaggi organizzativi ed economici? Unify ha stilato un decalogo in merito: dieci semplici regole da seguire per facilitare l’adozione dello smart working e garantire che porti con sé solo benefici:
Break, bit, behaviour. Sono tre variabili fondamentali dell’innovativo metodo di lavoro. Riorganizzare gli spazi fisici e adeguare i comportamenti, partendo proprio dal management, è il passo propedeutico che ogni organizzazione orientata in tal senso deve compiere.
Cominciare e terminare la giornata con un rituale. E’ importante ritagliarsi dei momenti per sé – un caffè, una gita al parco, una seduta di yoga – perché renderanno il resto della giornata più produttivo e denso di motivazione.
Identificare uno spazio adeguato. Lavorare da remoto può presentare innumerevoli vantaggi, ma anche altrettante difficoltà, magari legate ai possibili fattori di distrazione. Scegliere uno spazio in casa dove poter lavorare in tranquillità è il primo step da compiere.
Non cedere alle distrazioni. Comportarsi come se si stesse lavorando in ufficio, evitando troppe pause e focalizzandosi sulle attività da svolgere. Darsi degli obiettivi concreti – quotidiani e settimanali – e cercare di raggiungerli.
Mantenere ordine. Uno spazio pulito e ordinato assicura maggiore concentrazione e permette superiore produttività.
Ottimizzare la comunicazione. Proprio perché non si è in ufficio è importante aumentare i contatti ‘virtuali’ e dotarsi quindi di strumenti efficaci e semplici da utilizzare che facilitino la collaborazione e l’interscambio di idee e documenti.
Stabilire un orario. Lavorare da remoto non significa “lavorare sempre”. Definire quindi una scaletta di priorità e le attività da svolgere nel corso della durata normale di una giornata. Il resto – salvo imprevisti – verrà fatto il giorno successivo.
Verificare periodicamente salute e benessere dei collaboratori. Questo vale per sé, se si lavora in modo autonomo. Ma anche per l’eventuale team che ci si ritrova a gestire.
Ripensare attentamente gli incontri settimanali. Spesso i meeting con scadenza regolare non sono necessari e non fanno altro che interrompere le attività di cui i partecipanti si stanno occupando. Valutare l’utilizzo di sistemi di condivisione dei documenti può garantire l’aggiornamento sullo stato dell’arte senza distrazioni o perdite di tempo inutili.
Dotarsi di tecnologie efficienti. Per attuare in modo ottimale questo meccanismo ogni azienda dovrà fornirsi di tecnologie che supportino comunicazione e collaborazione fra i dipendenti cercando di evitare il più possibile gap informativi e disagi nelle interazioni. Le imprese dovranno inoltre considerare prioritario il trend della connessione mobile, adattando i contenuti ai diversi dispositivi e assicurando continuità e funzionalità dei servizi.
