Gli ambienti di lavoro hanno confini sempre più sfumati e gli uffici sono luoghi fisici e virtuali allo stesso tempo. Come emerge da una ricerca commissionata da Ricoh all’Economist Intelligence Unit ci sono però ancora sfide e questioni da risolvere affinché l’ufficio diventi davvero uno spazio “aperto”. Le tecnologie fanno ormai parte della nostra vita quotidiana e i dipendenti delle aziende si aspettano di averle a disposizione anche per svolgere le attività lavorative. Parallelamente i confini del posto di lavoro sono sempre più sfumati, le aziende diventano ecosistemi interconnessi e la spinta alla digitalizzazione aumenta la necessità di una migliore collaborazione tra le persone. Questa è l’opinione dei manager e degli esperti coinvolti nello studio “Il futuro degli ambienti di lavoro” sponsorizzato da Ricoh Europe e condotto dall’Economist Intelligence Unit.
Si sente sempre più spesso parlare di lavoro flessibile, di transizione dell’ufficio da spazio fisico e virtuale e di lavoro remoto, ma in realtà la maggior parte delle aziende è ancora legata alla gestione tradizionale e rigida degli spazi e delle attività. Per aumentare la produttività le aziende dovrebbero invece puntare sulla collaborazione e sulla digitalizzazione del posto di lavoro. Dalla ricerca di Ricoh Europe emerge infatti che il 70% dei manager sia convinto che la produttività dei dipendenti, il “benessere lavorativo” e l’innovazione organizzativa potrebbero aumentare grazie alla digitalizzazione e all’affermazione del concetto di ufficio collaborativo e “aperto”. In merito a questo secondo aspetto: • l’87% dei manager coinvolti nell’indagine afferma che i dipendenti apporterebbero un maggiore valore all’azienda se fossero meno legati alla scrivania • la metà degli intervistati nella ricerca è convinta che, come conseguenza della digitalizzazione dei processi, ogni luogo può potenzialmente diventare un posto di lavoro • la quasi totalità del campione afferma inoltre che un posto di lavoro digitale avrebbe un impatto positivo sui profitti e sulla crescita del fatturato Si tratta quindi di tendenze e di approcci irreversibili che stanno cambiando il modo di lavorare, di relazionarsi e di interagire. Ma le aziende sono pronte?
Nonostante i benefici che il lavoro flessibile potrebbe portare ai dipendenti e al business siano chiari, molte aziende stanno facendo marcia indietro rispetto allo smart working per paura di perdere il controllo. Un terzo del campione coinvolto nello studio ha espresso preoccupazioni relativamente a questo aspetto. Un ambiente di lavoro basato sul controllo non si addice però alle esigenze dei dipendenti di oggi che si aspettano flessibilità e possibilità di orari d’ufficio più elastici. La generazione dei Millenials considera molto sfumato il confine tra vita privata e vita professionale ed è pertanto più interessata alla possibilità di lavorare da remoto e con la libertà di orario. Secondo gli esperti coinvolti è necessario trovare un equilibrio tra la flessibilità richiesta dai dipendenti e modalità lavorative che garantiscono il mantenimento della produttività. È importante che i dirigenti attuino strategie per la digitalizzazione e lo sviluppo di un ambiente di lavoro flessibile in modo da non perdere il controllo sulla produttività. Questo si può fare definendo in maniera chiara gli obiettivi e le attività e utilizzando strumenti che favoriscano la comunicazione a distanza e la collaborazione.
